AI 會議紀錄怎麼整理？把零散筆記變成決議與待辦清單

01第 1 步：先用這份範例，不用上傳真實會議

你可以先把以下虛構筆記貼到自己正在使用的文字 AI 助理，觀察它會不會補出筆記沒有寫的資訊：

網站教學下週要上。阿明負責草稿，週三前給。圖片還沒有人接。大家說首頁先放三篇入門文。發佈日期等圖片好了再定。小芸會先看手機版，但沒說哪天完成。

這段筆記故意保留缺漏：圖片沒有負責人、小芸沒有期限、發佈日尚未確定。好的整理結果應把這些列為待確認，不應編出一個看似完整的日期。

02第 2 步：把輸出格式與限制一起交代

以下是本站設計的練習提示詞，可自行調整：

請只根據下面的會議筆記整理，不要補充未提到的事實。
輸出四部分：
1. 已確認的決議
2. 待辦表格：事項、負責人、期限
3. 缺少資訊的項目，標示「待確認」
4. 我下一次需要詢問的問題
相對日期保留原文，不要自行猜是哪一天。
筆記：
【貼上你的筆記】

先讓 AI 整理一小段，確認格式合適再貼更完整的內容。這個方法不依賴特定品牌，也不代表每個模型都會遵守要求；重要資訊仍須逐項核對。

03第 3 步：拿原文逐項對照

對照範例，至少核對三件事：阿明的期限仍是週三、圖片負責人是待確認、發佈日沒有被寫死。若 AI 把「小芸會看手機版」變成「小芸週四完成手機版」，就要求刪掉自行補上的期限。

不要只看表格排得漂亮。姓名、數字、否定句與「建議」是否被誤寫成「決議」，往往比格式重要。把待確認問題交給與會者確認後，再更新正式紀錄。

核對完成後，表格應該保留這些差異

下面是本站人工整理的參考答案，並非特定 AI 的實測輸出。把你得到的結果與右欄逐項比較：

不要忽略「大家說」和「已經決定」的差別

「大家說首頁先放三篇入門文」可以先記成討論方向；若你不確定這是不是正式決議，就把確認問題寫出來：「首頁放三篇入門文已定案嗎？由誰選文章？」紀錄的作用是讓下一步清楚，不是把每一格都填滿。

把錯誤指出來，再要求局部修改

請只修正以下問題，不要重新補充背景：
- 圖片負責人原文沒有指定，改為「待確認」。
- 小芸的期限沒有提到，改為「待確認」。
- 發佈日尚未確定，移到待確認事項。
請保留其餘有原文依據的內容，並列出本次修改了哪三處。

04第 4 步：把完整紀錄和短版通知分開

正式紀錄保留必要背景，群組通知可以只放已核對的待辦和下一次確認時間。若通知有字數限制，用字數工具先看長度，再精簡重複內容。

要用 Hermes 在自己的環境練習，可接著看Hermes 入門。把程式裝在自己的主機，不代表文字不會傳到所選模型服務；處理真實資料前，先確認你的服務設定和使用規則。

群組短版可以這樣寫

會後整理：阿明週三前提供草稿；小芸會查看手機版，期限待確認。圖片負責人尚未安排，發佈日期等圖片完成後再定。請協助確認圖片由誰負責，以及首頁三篇文章是否已定案。

這是同一份虛構筆記的短版範例。正式發出前先由你核對，並保留完整紀錄的存放位置。下載後找不到範本，可看Chrome 下載檔案的位置。